Como manter o caixa financeiro de clínicas sempre no azul?

O controle o caixa financeiro de clínicas depende de conhecimento básico de contabilidade, mas também rigor nos processos e incorporação de tecnologias.

O controle do fluxo de caixa consiste no monitoramento frequente das entradas e saídas do caixa do negócio, sendo uma das ferramentas mais importantes à eficiência da gestão de uma empresa. No entanto, para fazer com que o caixa financeiro de clínicas se mantenha no azul, é importante conhecer e adotar boas práticas.

A maior parte das clínicas são gerenciadas, especialmente no começo, por médicos. Dessa forma, esses profissionais precisam familiarizar-se com algumas práticas da área contábil e fiscal para sucesso do empreendimento.

7 passos para o controle do caixa financeiro de clínicas

O controle do caixa financeiro de clínicas é fundamental para a segurança operacional do negócio e também crescimento no longo prazo com planejamento e segurança aos gestores, médicos e colaboradores que atuam no local.

Existem algumas boas práticas que podem ser incorporadas em clínicas consolidadas, com gestores especializados, mas também naquelas que são gerenciadas por médicos com menos experiência nessa área. 

1. Familiarize-se com processos contábeis

Independentemente de você ser um gestor, médico ou médico-gestor, é importante estar familiarizado com os processos contábeis básicos que serão desempenhados na clínica, garantindo a realização correta deles ou mesmo compreender os dados sobre as operações.

Um exemplo de conceito da área contábil é o tipo de monitoramento que será realizado para controle do fluxo de caixa, que pode ser:

• regime de competência: consiste em um sistema pelo qual as receitas, custos e despesas são cadastrados de acordo com a data em que ocorreu, independentemente se houver ou não a movimentação financeira;
• regime de caixa: modelo que permite monitorar as receitas, custos e despesas apenas quando a movimentação financeira é efetivada, portanto, quando o dinheiro, de fato, entrou ou saiu da conta.

Os modelos são complementares e devem ser executados concomitantemente. Entretanto, caso ainda esteja iniciando essa gestão, indica-se começar pelo regime de caixa para um controle inicial das transações.

2. Monitore todas as movimentações financeiras

Após decidir por um ou ambos os modelos de controle do fluxo de caixa é o momento de efetivamente monitorar as movimentações, sendo indicado criar categorias para simplificar essa operação.

As duas categorias mais básicas são “entrada” e “saída”, pelas quais é possível acompanhar a vazão dos recursos, mas também os recebidos. De forma simplificada, a clínica fica no azul quando o valor de entrada é maior que o de saída no período analisado.

No entanto, recomenda-se uma gestão mais detalhada que permita conhecer profundamente a operação e categorias auxiliares são importantes para isso.

Elas podem incluir, por exemplo, atendimentos particulares, convênio 1, convênio 2, procedimento A, procedimento B etc.

Também é possível criar categorias de acordo com despesas fixas (aluguel, água, luz elétrica etc.) ou variáveis (reposição de insumos, bonificações etc.).

3. Separe o financeiro pessoal e da clínica

Algo muito comum nas pequenas e médias empresas brasileiras é a perda de controle entre o que é pessoal e profissional. Nesse sentido é importante adotar práticas rígidas para evitar esse erro.

A indicação é que sejam realizadas retiradas mensais fixas entre os sócios para separar quais são as despesas pessoais e da clínica. Não se deve, por exemplo, usar dinheiro em caixa para quitar uma conta pessoal e nem o contrário.

4. Tenha um contador ou advogado

Mesmo se você tiver facilidade em conseguir manter o caixa financeiro da clínica no azul, recomenda-se ter um escritório de contabilidade para as atividades relacionadas ao fisco.

Tal opção evita erros nos processos fiscais que podem comprometer o caixa da clínica devido ao pagamento de multas, por exemplo.

Uma vez que existem processos mensais e periódicos relacionados à prestação de contas essas atividades podem comprometer muito tempo da rotina do profissional, prejudicando, até mesmo, os atendimentos.

5. Identifique seu carro-chefe

Com um controle minucioso do fluxo de caixa informações importantes sobre a operação da clínica começam a ficar mais fáceis de identificar, como qual o carro-chefe.

Um exemplo é entender qual convênio é o que proporciona um retorno econômico mais vantajoso, o que não inclui apenas a entrada total, mas a proporção entre tempo de atendimento x retorno. 

Também é importante saber qual o procedimento ou especialidade financeiramente mais vantajosa. Isso permite investir mais em áreas estratégicas que vão proporcionar retorno ao negócio.

6. Faça projeções financeiras

Após ter o caixa financeiro da clínica devidamente monitorado torna-se possível planejar o futuro do negócio por meio de projeções financeiras.

Pode-se verificar, por exemplo, a previsão de entradas do semestre seguinte considerando um crescimento de 10% dos atendimentos e também verificar quais os investimentos prioritários que podem ser realizados com essa ampliação dos rendimentos.

7. Use favoravelmente a tecnologia

Atualmente, a tecnologia já facilita diversos processos de controle do caixa financeiro de clínicas por meio de sistemas para monitoramento das entradas e saídas, categorização das despesas e relatórios automáticos.

Além desse tipo de recurso tecnológico, existem outras soluções que podem ser incorporadas para reduzir custos ou ampliar o leque de serviços disponíveis, como a telerradiologia.

Portanto, além de adotar boas práticas para controle do caixa financeiro de clínicas, é importante verificar soluções – tecnológicas ou gerenciais – que permitam reduzir as despesas e manter-se no azul com mais segurança.